電子帳簿保存法【電子取引】電磁的記録保存等の要件

2023年10月11日 2023年12月4日

nishikawa

国税庁「電子帳簿保存法Q&A（一問一答）～令和４年１月１日以後に保存等を開始する方～」、
電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】令和5年6月PDFより抜粋

問15　電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等を行う場合には、どのような要件を満たさなければならないのでしょうか。

【回答】

電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等に当たっては、真実性や可視性を確保するための要件を満たす必要があります（規則２②一イ、二、⑥五、六、４①）。
なお、詳しくは下記の表をご覧ください。

○ 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等を行う場合の要件の概要

要件
電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合に限ります。） (規２②一イ、⑥六、４①)
見読可能装置の備付け等(規２②二、４①)
検索機能の確保(規⑥五、４①)
次のいずれかの措置を行う（規４①）一　タイムスタンプが付された後の授受二　速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付す　※　括弧書の取扱いは、取引情報の授受から当該記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。三　データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用四　訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け

問16　妻と２人で事業を営んでいる個人事業主です。取引の相手方から電子メールにＰＤＦの請求書が添付されて送付されてきました。一般的なパソコンを使用しており、プリンタも持っていますが、特別な請求書等保存ソフトは使用していません。どのように保存しておけばよいですか。

【回答】

例えば、以下のような方法で保存すれば要件を満たしていることとなります。

請求書データ（ＰＤＦ）のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
例） 2022年（令和４年）10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書
⇒「20221031_㈱国税商事_110,000」
「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。
【問24】に記載の規程を作成し備え付ける。

※　税務調査の際に、税務職員からダウンロードの求めがあった場合には、上記のデータについて提出してください。

※　判定期間に係る基準期間（通常は２年前です。）の売上高が 5,000 万円以下であり、上記のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合又は電磁的記録を出力した書面を取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理されたものを提示・提出できるようにしておき、上記のダウンロードの求めに応じるようにしている場合には、上記１の設定は不要です。

【解説】

　令和３年度の税制改正により電子取引の取引情報に係る電磁的記録については、電磁的記録を出力した書面等を保存する措置は廃止され、その電磁的記録（データ）を保存しなければならないこととされました。
請求書データ等の保存に当たっては、一定の要件に従った保存が必要ですが、上記の方法により保存することで要件を満たすこととなると考えられます。
なお、上記１の代わりに、索引簿を作成し、索引簿を使用して請求書等のデータを検索する方法によることも可能です。

（索引簿の作成例）
受領した請求書等データのファイル名に連番を付して、内容については索引簿で管理する。