電子帳簿保存法【電子取引】検索機能の確保の要件

国税庁「電子帳簿保存法」（一問一答）～令和４年１月１日以後に保存等を開始する方～」、
電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】PDF
より抜粋(令和5年6月ver.)

【回答】

電子取引の取引情報に係る電磁的記録（電子取引の取引データ）を保存するシステムがない場合に検索機能の確保の要件を満たす方法としては、例えば、エクセル等の表計算ソフトにより、取引データに係る取引年月日その他の日付、取引金額、取引先の情報を入力して一覧表を作成することにより、当該エクセル等の機能により、入力された項目間で範囲指定、二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件設定をすることが可能な状態であれば、検索機能の確保の要件を満たすものと考えられます。

その他、当該保存すべき取引データについて、税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしておき、当該取引データのファイル名を「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先」を含み、統一した順序で入力しておくことで、取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を検索の条件として設定することができるため、検索機能の確保の要件を満たすものと考えられます。

また、ファイル名の入力により検索要件を満たそうとする場合については、「取引先」ごとにフォルダを区分して保存しており、その区分したフォルダに保存している取引データのファイル名を「取引年月日その他の日付」及び「取引金額」を入力して管理しておくことでも、取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索の条件として設定することができるときは、検索機能の要件を満たすこととなります。

（一覧表の作成により検索機能を満たそうとする例）

ファイル名には①、②、・・・と通し番号を入力する。
エクセル等により以下の表を作成する。

（ファイル名の入力により検索機能を満たそうとする例）

2022年（令和４年）11月30日付の株式会社霞商事からの20,000 円の請求書データの場合
⇒「20221130_㈱霞商事_20,000」

※　取引年月日その他の日付は和暦でも西暦でも構いませんが、混在は抽出機能の妨げとなることから、どちらかに統一して入力していただく必要があります。

【解説】

検索機能については、規則第２条第６項第５号で定められているとおり、①取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を検索の条件として設定することができること②日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること③二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること、の３つの要件が求められています。

そこで、電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存するための専用のソフトウェア等を使用していない場合でも、例えば、エクセル等の表計算ソフトにより、取引データに係る取引年月日その他の日付、取引金額、取引先の情報を入力した一覧表を作成することにより、エクセル等の表計算ソフトの機能によって、入力された項目間で範囲指定、２項目以上の組み合わせで条件設定の上抽出が可能であれば、上記①～③のいずれの機能も満たすものと考えられます。

この方法により保存する場合には、エクセル等の表計算ソフトの一覧表の通し番号を付すなどして、一覧表から取引データを検索できるようにする必要があります。

また、検索機能の確保の要件について、システム上の検索機能を有している場合のほか、電磁的記録のファイル名に、規則性を有して記録項目を入力することにより電子的に検索できる状態にしておくなどの一定の方法により検索できる状態であるときは、当該要件を満たしているものとして取り扱うこととされていますが（取扱通達４－12）、この取扱いは、令和３年度の税制改正が適用されない、令和４年１月１日前に行った電子取引の取引情報及び同日前にスキャナ保存が行われた国税関係書類についても認められます。ただし、令和４年１月１日前の分については、検索機能における記録項目は、以下に掲げる改正前のものである必要があります。

①　取引年月日、勘定科目、取引金額その他の国税関係帳簿の種類に応じた主要な記録項目（記録項目）を検索の条件として設定することができること。

②　日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。

③　２以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

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